IT-Verantwortliche kennen die üblichen Vorbehalte: Nicht selten werden sie im Betrieb als Bedenkenträger und digitale Spielverderber wahrgenommen. Alteingesessene Kollegen befürchten, dass bewährte Abläufe durcheinandergebracht werden. Dabei geht es beim Thema Datenschutz nicht nur darum, als langer Arm des Gesetzgebers aktiv zu werden und Daten zu löschen. Das Gegenteil ist der Fall: Professionelle IT-Lösungen ermöglichen eine effiziente Daten- und Personalarbeit. Auf dem Gebiet der Erstellung von Arbeitszeugnissen zeigen sich ihre Vorteile besonders stark.
Bei der Datenverarbeitung dürfen laut Gesetzgeber nur jene Informationen langfristig abgespeichert werden, für deren Sicherung ein berechtigtes Interesse vorliegt. Speicherungszeit und Informationsweitergabe sollen dokumentiert werden. Für Unternehmen bedeutet dies, dass eine effektive Sortierung von Daten immer wichtiger wird: in relevante auf der einen Seite und solche, die nicht mehr gespeichert werden sollen, auf der anderen. Die wesentlichen Herausforderungen beim Datenschutz wären damit grob umrissen. Im Hinblick auf die Erstellung von Arbeitszeugnissen fällt auf, dass die IT rechtssicher und effizient vorgehen muss. Digitale HR-Software verbindet beides.
Software bietet sicheren und effizienten Umgang mit Daten für Arbeitszeugnisse
Dass es Software gibt, die rechtssichere Arbeitszeugnisse in Sekundenschnelle fertigstellt, ist bekannt. Dank solcher Programme müssen Mitarbeiter in der Personalabteilung nicht lange an Texten für Arbeitszeugnisse und am Format des Dokuments feilen. Sie müssen nicht erst mit einer Kanzlei abklären, ob die Formulierungen angefochten werden könnten. Die Software liefert schnell ein Ergebnis, auf das Verlass ist. Der Vorteil neuer HR-Software geht jedoch noch einen Schritt weiter. Sie setzt nicht erst ein, wenn ein Arbeitszeugnis erstellt wird. Mit Hilfe der Datenbanken lassen sich Fähigkeiten des Personals verwalten, individuelle Interessen aufgreifen und Weiterbildungsprozesse steuern. Gerade agile Unternehmen, die nicht auf Standard-Weiterbildungen setzen, nutzen sie als ein Tool für eine moderne Personalarbeit. Mit ihr bauen sie systematisch Human Resources auf und arbeiten an ihrer Positionierung.
Professionelle Arbeitszeugnisse und rechtssichere HR-Dokumente
Da Unternehmen in unterschiedlichen Strukturen arbeiten, sollte grundsätzlich die IT auf diese Struktur abgestimmt werden und nicht umgekehrt. Das bedeutet allerdings nicht, dass Betriebe ihre eigene HR-Software in Auftrag geben müssten. Hochwertige HR-Softwaresystemlösungen bieten Ihnen ein breites Paket mit vielen Funktionen. IT-Security-Verantwortliche oder Berater stimmen diese auf die Bedürfnisse des Unternehmens ab. Ein umfangreiches Paket dieser Art bietet Haufe Personal Office Premium. Über dieses Programm sind Rechtsquellen und verständliche Fachkommentare abrufbar. Außerdem bietet es viele praktische Arbeitshilfen wie Mustertexte und Checklisten für korrekte Arbeitszeugnisse.
Sobald es um Gehaltsanalysen und steuerliche Berechnungen geht, liefert die Software nützliche Tools. Sie verfügt über einen Befristungs-Check, der Unternehmen davor bewahren kann, dass sich ein Mitarbeiter auf eine feste Stelle einklagt. Bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen und Arbeitszwischenzeugnissen leistet die Dokumentengenerierung eine ebenso gute Unterstützung, wie die Software auch Betriebsvereinbarungen und Vertragstexte automatisiert aufsetzt. Ein wichtiger Vorteil bei der praktischen Arbeit damit: Die relevanten Daten finden sich bereits im System. Sie müssen nicht erst mühsam abgefragt und sortiert werden.
Auch Dinge wie Compliance-Regelungen zum Verhalten im Unternehmen und etwaige Verstöße dagegen sowie Abmahnungen können im System rechtssicher abgespeichert werden. Gerade an der Stelle ist der Datenschutz von höchster Wichtigkeit. Bei unzulässiger und zu langer Speicherung können sich andernfalls Streitfälle mit abgemahnten Mitarbeitern ergeben.
Worauf es ankommt: Personalarbeit und Personalverwaltung verbinden
Natürlich können Informationen analog gesammelt werden. Viele Unternehmen gehen diesen Weg. Leider führt das allzu zu Problemen: Relevante Hinweise über eine Qualifikation oder Fähigkeit eines Mitarbeiters landen im Notizbuch einer Führungskraft und gehen dann verloren. Auf der anderen Seite werden sensible Daten an einer Stelle aufgezeichnet, ausgedruckt und abgelegt, an der sie öffentlich einsehbar sind. Im schlimmsten Fall führt das zu einer Abmahnung, die hohe Strafen nach sich zieht. Eine Software nimmt Personalern den Verwaltungsaufwand ab und verbessert ihn auf mehreren Ebenen: Sie systematisiert die Daten automatisch und gibt die jeweils relevanten aus. Sie sichert Daten in einem geschützten System und löscht diese, falls eine Frist vorliegt. Außerdem lassen sich die Daten über das System nach Bedarf neu aufstellen. So gestaltet sich die HR-Arbeit effizient, flexibel und rechtssicher.
